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Neues zur Abzugsfähigkeit von Telefon- und Online-Kosten

Neues zur Abzugsfähigkeit von Telefon- und Online-Kosten

von Rechtsanwalt Michael Terhaag

Von besonderem Interesse für Nutzer moderner Medien dürfte ein neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur steuerlichen Behandlung von Telekommunikationskosten für Arbeitnehmer sein.

Bekanntlich sind die Aufwendungen für die berufliche Nutzung des Telefonanschlusses in der Wohnung, des eigenen Mobiltelefons einschließlich des Autotelefons, Internet- und sonstiger Online-Verbindungen als Werbungskosten abziehbar. Die Vorraussetzungen für den steuerlichen Abzug wurden jetzt in dem BMF-Schreiben vom 24.05.2000 neu definiert:

Während bisher die beruflich veranlassten Telefonkosten nach dem üblichen Schema pauschal ermittelt werden konnten (Telefonrechnung bis 130 Mark = 20 Prozent / von 130 bis 230 Mark = 40 Prozent / über 230 Mark = 100 Prozent), müssen diese Kosten ab 2001 vom Steuerpflichtigen durch einen Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft nachgewiesen werden. Die Kosten für Internet- und sonstige Online-Verbindungen sind ebenfalls auf Grundlage der Abrechnung der Telefongesellschaft oder einer gesonderten Rechnung des Providers in einen beruflichen und privaten Anteil aufzuteilen, unter Angabe der konkreten Veranlassung und Adressen der besuchten Websites bei betrieblicher oder beruflicher Nutzung.

Es wird darüber hinaus Stellung genommen zum Auslagenersatz durch den Arbeitgeber und zur privaten Mitbenutzung arbeitgebereigener Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitnehmer.

Von unserer Seite wird allerdings erneut darauf hingewiesen, dass es sich bei BMF- Schreiben – wie auch allgemeinen Steuerrichtlinien – nicht immer um der Weißheit letzter Schluss handelt. Sie sollen das Vorgehen der Finanzbeamten vereinfachen und bundesweit vereinheitlichen, unterliegen allerdings der vollen richterlichen Kontrolle. Wie sich die in diesem Schreiben konkretisierten Erfordernisse der Abzugsfähigkeit von Telefon- und Onlinekosten in der Praxis durchsetzen werden, und einer gerichtlichen Überprüfung standhalten, bleibt abzuwarten.

Auslagenersatz, Werbungskosten und geldwerter Vorteil im Zusammenhang mit Telekommunikation des Arbeitnehmers

(BMF-Schreiben vom 24. Mai 2000 – I C V – S 2336 – 13/00)

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder nehme ich zum Auslagenersatz durch den Arbeitgeber und zu Werbungskosten des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit Telekommunikationsaufwendungen und zur privaten Mitbenutzung arbeitgebereigener Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitnehmer wie folgt Stellung:

1. Auslagenersatz durch den Arbeitgeber für betriebliche Telekommunikation des Arbeitnehmers

Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen für die betrieblich veranlasste Nutzung des Telefonanschlusses in der Wohnung, des eigenen Mobiltelefons einschließlich des Autotelefons und von Internet- und sonstigen Online-Verbindungen, sind diese Ersatzleistungen nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei. Die betriebliche Veranlassung der Nutzung des Telefonanschlusses und die darauf entfallenden Verbindungsentgelte sind vom Arbeitnehmer durch einen Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft nachzuweisen. Die Gesamtkosten für Internet- und sonstige Online-Verbindungen sind auf Grundlage der Abrechnung der Telefongesellschaft bzw. des Netzbetreibers oder einer gesonderten Rechnung des Providers nach dem Zeitfaktor der Internetnutzung in einen betrieblichen und privaten Anteil aufzuteilen (siehe Nr. 4 b).

Die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse können entsprechend dem betrieblichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und ggf. Internet) steuerfrei ersetzt werden.

Es bestehen keine Bedenken, die Aufwendungen für betrieblich veranlasste Verbindungen über einen repräsentativen Zeitraum von 12 Monaten (Erhebungszeitraum) zu ermitteln und den sich danach ergebenden Betrag für die folgenden zwei Kalenderjahre zu Grunde zu legen, sofern sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit sowie aus einer allgemeinen Senkung der Verbindungsentgelte ergeben.

Spätestens nach Ablauf von zwei Kalenderjahren sind neue Ermittlungen durchzuführen. Im jeweiligen Erhebungszeitraum kann der bisherige pauschale Auslagenersatz zunächst für den laufenden Auslagenersatz beibehalten werden; nach Ablauf des Erhebungszeitraums ist der vorhergehende laufende Auslagenersatz entsprechend den ermittelten Werten zu korrigieren.

Beispiel 1:

Für die erstmalige Anwendung dieser Grundsätze gilt nach Nr. 6:

Erster Erhebungszeitraum vom 1. Juli 2000 bis 31. Dezember 2000.

Pauschaler Ansatz möglich vom 1. Januar 2001 bis 31. Dezember 2002.

Zweiter Erhebungszeitraum vom 1. Januar 2003 bis 31. Dezember 2003.

Beispiel 2:

Erster Erhebungszeitraum (z.B. bei Wechsel des Arbeitgebers) läuft vom 1. Juli 2003 bis 30. Juni 2004. In diesem Zeitraum sind für den laufenden Auslagenersatz die ermittelten oder zunächst geschätzte Werte anzusetzen. Die geschätzten Werte sind nach Ablauf des Kalenderjahrs und nach Ablauf des Erhebungszeitraums zu korrigieren. Ein pauschaler Auslagenersatz ist gemäß den vorstehenden Grundsätzen vom 1. Juli 2004 bis 31. Dezember 2006 möglich. Der zweite Erhebungszeitraum läuft dann vom 1. Januar 2007 bis 31. Dezember 2007.

Die Aufwendungen für die Anschaffung, den Einbau und den Anschluss der Geräte können anteilig nach dem Aufteilungsschlüssel des maßgeblichen Erhebungszeitraums in Höhe der Absetzungen für Abnutzung nach der amtlichen AfA-Tabelle steuerfrei ersetzt werden; R 44 Satz 1 LStR gilt sinngemäß. Die Kosten für die Computeranlage sind nicht einzubeziehen, weil der Aufteilungsschlüssel der Verbindungsentgelte keinen aussagekräftigen Maßstab für die Feststellung der beruflichen und privaten Nutzung der Anlage darstellt.

2. Beruflich veranlasste Aufwendungen des Arbeitnehmers für Telekommunikation als Werbungskosten

Aufwendungen für die beruflich veranlasste Nutzung des Telefonanschlusses in der Wohnung, des eigenen Mobiltelefons einschließlich des Autotelefons, Internet- und sonstiger Online-Verbindungen sind als Werbungskosten abziehbar. Die berufliche Veranlassung der Nutzung des Telefonanschlusses und die darauf entfallenden Verbindungsentgelte sind vom Steuerpflichtigen durch einen Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft nachzuweisen. Die Kosten für Internet- und sonstige Online-Verbindungen sind auf Grundlage der Abrechnung der Telefongesellschaft bzw. des Netzbetreibers oder einer gesonderten Rechnung des Providers nach dem Zeitfaktor der Internetnutzung in einen beruflichen und privaten Anteil aufzuteilen (siehe Nr. 4 b).

Die Aufwendungen für die Anschaffung, den Einbau und den Anschluss der Geräte kön-nen anteilig nach dem für den jeweiligen Veranlagungszeitraum ermittelten Aufteilungs-schlüssel in Höhe der Absetzungen für Abnutzung nach der amtlichen AfA-Tabelle als Werbungskosten berücksichtigt werden; R 44 Satz 1 LStR gilt sinngemäß. Die Kosten für die Computeranlage sind nicht einzubeziehen, weil der Aufteilungsschlüssel der Ver-bindungsentgelte keinen aussagekräftigen Maßstab für die Feststellung der beruflichen und privaten Nutzung der Anlage darstellt.

Der Werbungskostenabzug entfällt, soweit der Arbeitgeber diese Aufwendungen steuer-frei ersetzt hat.

3. Private Mitbenutzung arbeitgebereigener Telefone, Internet- und sonstiger Online-Zugänge durch den Arbeitnehmer

Der Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten Mitbenutzung des Telefonanschlus-ses (Orts-, Nah- und Fernbereich), von Internet- und sonstigen Online-Zugängen zu pri-vaten Zwecken des Arbeitnehmers gehört zum Arbeitslohn. Von dem Ansatz eines geld-werten Vorteils kann nur abgesehen werden, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung untersagt und die Einhaltung des Verbots überwacht oder wenn wegen der besonderen Umstände des Falles die private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist.

Der Ermittlung des Vorteils aus der privaten Nutzung des arbeitgebereigenen Telefons in der Wohnung des Arbeitnehmers und von Mobiltelefonen einschließlich des Autote-lefons ist der Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft zu Grunde zu legen. Der Vorteil aus der privaten Nutzung von Internet- und sonstigen Online-Verbindungen ist aufgrund der Abrechnung der Telefongesellschaft bzw. des Netzbetreibers oder einer gesonderten Rechnung des Providers nach dem Zeitfaktor der privaten Internetnutzung zu ermitteln. Dabei gilt zur Aufteilung der Kosten und zur Anwendung der Vereinfa-chungsregelung Nr. 1 sinngemäß.

Bei privater Mitbenutzung des Telefonanschlusses und von Internet- und sonstigen On-line-Verbindungen im Betrieb ist nur das dem Arbeitgeber entstandene Verbindungsent-gelt anzusetzen (>BFH vom 22.10.1976 – BStBl 1977 II S. 99); § 8 Abs. 2 Satz 9 und Abs. 3 EStG bleibt unberührt.

4. Nachweispflichten des Arbeitnehmers

a) Im Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft sind die folgenden Angaben erforderlich:

- Datum der Einzelverbindung,

- Zielrufnummer (einschließlich Ortsnetzvorwahl),

- Entgelt für die Einzelverbindung.

Die Daten für private Nutzungen können unkenntlich gemacht werden.

b) Zum Nachweis des betrieblichen oder beruflichen Anteils des Aufwands für Internet- und sonstige Online-Verbindungen sind die folgenden Angaben erforderlich:

- Datum, Uhrzeit und Dauer der betrieblichen oder beruflichen Nutzung;

- konkrete Veranlassung und Adresse der Verbindung (z.B. Homepage, Website) bei betrieblicher oder beruflicher Nutzung.

 

 

5. Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers beim Lohnsteuerabzug

Der Arbeitgeber hat den Auslagenersatz entweder im Lohnkonto oder in anderer Weise nachprüfbar aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Vom Arbeitnehmer vorgelegte Ein-zelverbindungsnachweise und Nachweise über andere der Berechnung des steuerfrei-en Auslagenersatzes zu Grunde liegenden Aufwendungen sind als Belege zum Lohn-konto aufzubewahren.

6. Anwendung

Die BMF-Schreiben vom 11.06.1990 (BStBl I S.290) und vom 14.10.1993 (BStBl I S.908) werden mit Wirkung vom 1. Januar 2001 an durch dieses Schreiben ersetzt. Pauschaler Auslagenersatz nach Nr. 1 ist ab 1. Januar 2001 möglich, wenn im Jahr 2000 die Aufwendungen für die Monate Juli bis Dezember nachgewiesen werden.