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E-Commerce: Rechnungsstellung per E-Mail

E-Commerce: Rechnungsstellung per E-Mail

 

von RAin Ute Rossenhövel

Wer im und mit dem Internet arbeitet, möchte naturgemäß möglichst alle Arbeitsvorgänge über dieses Medium abwickeln. Anbieter von Internet-Dienstleistungen, Online-Shops oder Bild- und Software-Lieferanten denken daher darüber nach, ob sie auch ihre Rechnungen per E-Mail an die Kunden versenden können. Neben technischen Problemen wie Kompatibilität und Erhaltung des Layouts stellt sich ein Problem aus einer ganz anderen Richtung: Eine Vorschrift des Steuerrechts verlangt, dass Rechnungen in Form einer Urkunde vorliegen (§ 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz). Bekanntlich stellen aber Nachrichten, die per E-Mail versandt werden, gerade keine Urkunde im Sinne des Gesetzes mit einem Original auf Papier dar. Vielmehr wird der Ausdruck durch den Leistungsempfänger vorgenommen, so dass ein – wenn auch bei bestimmten Dateiformen geringes – Risiko der inhaltlichen Veränderung gegeben ist.

Das gleiche Problem stellt sich bei der Übersendung von Rechnungen per Telefax. Auch hier liegt keine Urkunde vor, sondern lediglich eine Kopie des Originals. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sich deshalb schon im Jahr 1992 mit der Übersendung von Rechnungen per Fax und DFÜ beschäftigt. Die Lösung des BMF stellt immerhin eine Vereinfachung bei laufenden Geschäftsbeziehungen dar. Danach werden nun auch per E-Mail oder Telefax übersandte Rechnungen zunächst für den Vorsteuerabzug anerkannt. Der Unternehmer muss aber ein Original per Post nachversenden (BMF, Schreiben v. 25.05.1992, IV A 2 - S 7280 - 8/92, BStBl 1992 I S. 376).

Allen Anbietern, die diese einfache und kostengünstige Möglichkeit des Rechnungsversands nutzen möchten sei daher geraten, von Zeit zu Zeit (z.B. halbjährlich) eine Sammelabrechnung unter Hinweis auf die Einzelabrechnungen auf herkömmlichem Weg nachzusenden. Vorsicht ist geboten bei der Beteiligung von im Ausland ansässigen Unternehmen. Dazu erteilen die zuständigen Finanzbehörden Auskunft. Falls die Kunden nämlich Schwierigkeiten mit den Finanzbehörden bekommen, werden sie sich voraussichtlich wieder an den Dienstleister wenden und um Neuausstellung eines Originals auf normalem Postweg bitten. Zur Erteilung einer ordnungsgemäßen Rechnung ist der Unternehmer nach § 14 UStG auch später noch verpflichtet. Damit wäre die Arbeits- und Kosteneinsparung wohl hinfällig.

 

Checkliste für die Rechnungsstellung per E-Mail oder Telefax:

1. Ordnungsgemäße (Einzel-)Rechnung mit folgenden Angaben übermitteln:

- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ausnahme: bei Rechnungen mit Bruttobetrag in Höhe von nicht mehr als 200 DM keine Angabe erforderlich)

-Bezeichnung des Gegenstandes einschließlich Mengenangaben bzw. Art und Umfang

- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

- Entgelt für Lieferung oder Leistung

- Ausweisung des auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrags (Ausnahme: Rechnungen mit Bruttobetrag in Höhe von nicht mehr als 200 DM,: es reicht Angabe des Steuersatzes)

 

2. Auf Papier ausgestellte (Sammel-)Rechnung unter Bezugnahme auf (Einzel-)Abrechnung auf Postweg übersenden.